Model chmury obliczeniowej rewolucjonizuje możliwości wykorzystania rozwiązań teleinformatycznych. Nie inaczej jest w przypadku sieci telefonicznej. Firmową centralę telefoniczną z powodzeniem zastąpić może rozwiązanie oferowane w formie wirtualnej centrali VPBX, która otwiera szereg dodatkowych możliwości.

Potrzeby związane z wykorzystaniem nowych technologii sprawiają, że użytkowane w firmach rozwiązania sprzętowe i aplikacyjne powinna cechować – obok niezbędnej funkcjonalności – także elastyczność i skalowalność pozwalająca na bieżąco dostosowywać zakres wykorzystania i funkcjonalności do potrzeb, a także możliwości finansowych. Jest to tym bardziej istotne, że od sprawnego działania infrastruktury teleinformatycznej zależy większość działań biznesowych.

Tego typu oczekiwaniom dobrze odpowiadają rozwiązania oferowane w modelu chmury obliczeniowej. „Obserwujemy tendencję zastępowania instalacji lokalnych rozwiązaniami chmurowymi – zarówno w kontekście sprzętu serwerowego, jak i sprzętu telekomunikacyjnego. Podstawową wartością takiej zmiany w przypadku central telefonicznych jest wyeliminowanie kosztów wejścia w nowe technologie. Oznacza to, że firma nie musi inwestować kilkudziesięciu, czy nawet kilkuset tysięcy złotych w sprzęt i powierzchnię niezbędną do jego prawidłowego i bezpiecznego działania” – mówi Paweł Burakowski, ekspert w Dziale Rozwoju Biznesu B2B w firmie Polkomtel sp. z o.o., która jest operatorem sieci Plus.

1. Alternatywa dla inwestycji w infrastrukturę telekomunikacyjną

Zaletą rozwiązań oferowanych za pośrednictwem chmury obliczeniowej jest m.in. możliwość skalowania ich funkcjonalności w sposób odpowiadający zmieniającym się potrzebom biznesowym, ale też możliwościom finansowym firmy. Pozwala to z jednej strony dostosowywać infrastrukturę IT do potrzeb użytkowników biznesowych, a z drugiej łatwo ograniczyć koszty w mniej korzystnych okresach gospodarczych.

„W modelu chmurowym infrastruktura może rosnąć wraz z przedsiębiorstwem, ale może się też w analogiczny sposób kurczyć. Dzięki temu, w momencie, kiedy firma jest zmuszona zamknąć nierentowne oddziały, nie pozostaje z niepotrzebnym sprzętem kupionym wcześniej za duże pieniądze, a możliwym do odsprzedania zaledwie za ułamek swojej wartości” – podkreśla Paweł Burakowski. Dodatkową wartością jest ograniczenie nakładów związanych z utrzymaniem rozwiązań IT w ramach lokalnej infrastruktury. Nakłady te, często pomijane na etapie analizy inwestycyjnej, obejmują m.in. koszty związane z pozyskaniem i utrzymaniem spełniającej określone kryteria serwerowni, zapewnieniem oczekiwanego poziomu bezpieczeństwa, a także kompetencjami niezbędnych specjalistów.

Praktyka pokazuje, że rozwiązania oferowane w modelu chmurowym są łatwiejsze w administracji niż analogiczne systemy działające w ramach firmowego środowiska IT. Ma to związek m.in. z przeniesieniem na operatora obowiązków związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa, dostępności i bieżącym nadzorem nad funkcjonowaniem rozwiązań wykorzystywanych na potrzeby świadczonych usług.

2. Skalowalna i elastyczna infrastruktura telefoniczna

Typowa dla realizowanych w modelu chmury obliczeniowej usług skalowalność otwiera nowe możliwości także w kontekście rozwiązań telekomunikacyjnych, w tym usług pozwalających na zastąpienie klasycznych central telefonicznych PBX (Private Branch eXchange) ich wirtualnymi, w pełni funkcjonalnymi odpowiednikami – klasy VPBX.

Jednym z czołowych dostawców usług VPBX jest firma Polkomtel, operator sieci Plus. „Proponujemy wdrożenie usługi VPBX, czyli wirtualnej centrali PBX, która nie jest fizycznie zainstalowana u klienta, ale pozostaje utrzymywana przez nas i jest wykorzystywania za pośrednictwem sieci internetowej lub dedykowanego łącza. Usługa VPBX zapewnia takie same funkcjonalności, co klasyczna centrala, oferując przy tym znaczne korzyści” – mówi Paweł Burakowski. Takie rozwiązanie pozwala z jednej strony ograniczyć bariery inwestycyjne związane z zakupem klasycznej centrali PBX, a z drugiej zdecydowanie ułatwia dopasowywanie funkcjonalności i możliwości centrali. Dotyczy to także dostosowania kosztów do bieżących potrzeb firmy – usługę VPBX można uruchomić w takim zakresie, jaki jest w danej chwili potrzebny. To ważne, ponieważ w przypadku klasycznych rozwiązań PBX trzeba najczęściej dokonać znaczących inwestycji, których skala może przewyższać poziom aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Model usługowy pozwala uelastycznić tego typu wydatki, co daje możliwość dostosowania dostępnych usług do zmieniających się potrzeb firm. Wirtualna centrala telefoniczna dla przedsiębiorstw daje też możliwość łatwej integracji z dodatkowymi usługami i rozwiązaniami, które trudniej byłoby wykorzystać w przypadku systemu opartego na typowej centrali PBX. Usługi VPBX mogą zostać także w pełni zintegrowane z istniejącą infrastrukturą telefoniczną, w tym także z centralami abonenckimi działającymi w ramach sieci firmowej. Dotyczy to większości dostępnych na rynku central telefonicznych PBX.

System umożliwia m.in. zdefiniowanie numeru telefonu – stacjonarnego lub komórkowego – pod którym dostępny będzie cały zespół handlowców lub serwisantów. Możliwe jest też określenie zasad przekierowywania lub kolejkowania połączeń przychodzących. Co więcej, za sprawą integracji z telefonią komórkową, osoby takie będą mogły łączyć obowiązki obsługi klienta z pracą w terenie.

Ułatwieniem dla administratorów są także zintegrowane, obsługiwane poprzez przeglądarkę internetową lub za pośrednictwem aplikacji mobilnej, panele administracyjne. Wyposażone w przejrzysty interfejs pozwalają na wprowadzanie szeregu zmian konfiguracyjnych dotyczących funkcjonowania sieci telefonicznej w sposób nie wymagający wiedzy telekomunikacyjnej. Za ich pomocą możliwe jest m.in. dodawanie użytkowników i przypisywanie im nowych numerów lub funkcjonalności. Dzięki temu kontrolę nad wieloma aspektami związanymi z działaniem centrali VPBX można przekazać bezpośrednio użytkownikom biznesowym.

3. Nowe możliwości biznesowe wirtualnej centrali telefonicznej

Funkcjonalność oferowana przez wirtualne centrale telefoniczne pozwala też na łatwą integrację m.in. z usługami telefonii komórkowej, co przemawia za wykorzystaniem usług VPBX oferowanych przez operatora komórkowego. „Wirtualna centrala daje możliwość łatwego zintegrowania telefonii stacjonarnej i mobilnej w firmie – jest bowiem w stanie zarządzać naszymi numerami stacjonarnymi, jak i komórkowymi. Nie ma więc znaczenia, czy jako użytkownik jestem przy biurku, czy w podróży. Mogę zdecydować, na którym urządzeniu chcę odebrać połączenie, bo system przekieruje rozmowę na oba telefony. Oczywiście jest to możliwość opcjonalna dla wszystkich użytkowników usługi Plus VPBX” – zapewnia Paweł Burakowski.

Tego rodzaju funkcjonalność otwiera szereg nowych możliwości dla użytkowników biznesowych. Realne staje się np. zbudowanie elastycznego biura obsługi klienta dla małej firmy. System umożliwia m.in. zdefiniowanie numeru telefonu – stacjonarnego lub komórkowego – pod którym dostępny będzie cały zespół handlowców lub serwisantów. Możliwe jest też określenie zasad przekierowywania lub kolejkowania połączeń przychodzących. Co więcej, za sprawą integracji z telefonią komórkową, osoby takie będą mogły łączyć obowiązki obsługi klienta z pracą w terenie. Z perspektywy technologicznej utworzenie takiego działu staje się możliwe w ciągu kilkunastu minut. W ramach usługi VPBX realne jest także zapewnienie obsługi połączeń w oddziałach przedsiębiorstwa, przy zachowaniu integracji z lokalną centralą wykorzystywaną na potrzeby głównej siedziby firmy. Możliwe jest też przeniesienie do usługi VPBX obsługi całości usług telefonii stacjonarnej w oparciu o całościowe przekierowanie połączeń do telefonów komórkowych.

Usługi VPBX pokazują swój potencjał także w kontekście nowych regulacji, które z początkiem 2018 roku obejmą sektor finansowy. Dyrektywa dotycząca rynku instrumentów i produktów finansowych – MiFID – nakłada na banki i inne instytucje z tego sektora m.in. obowiązek rejestrowania wszystkich kontaktów z klientami, także rozmów prowadzonych przez telefony komórkowe. „Jako operator zmodyfikowaliśmy nasze rozwiązania tak, aby spełniały potrzeby sektora bankowego bez konieczności dokonywania jakichkolwiek zmian w ramach infrastruktury poszczególnych instytucji. Za sprawą chmury, funkcjonalność obsługi MiFID pojawi się w naszych usługach VPBX na początku stycznia 2018 r. i w sposób uzgodniony wcześniej z poszczególnymi klientami” – podkreśla Paweł Burakowski.

4. Uproszczona migracja

Mimo zwyczajowej, dużej złożoności infrastruktury PBX, przeniesienie usług telefonii stacjonarnej do platformy VPBX może być przeprowadzone w sposób praktycznie nieodczuwalny dla użytkowników. „Numery stacjonarne przenosi się dziś pomiędzy operatorami tak, jak komórkowe. Jeśli jest taka potrzeba, dzieje się to nawet w ciągu jednego dnia. Ze swojej strony jesteśmy przygotowani do przejęcia numerów klienta wraz z dotychczasową konfiguracją centrali abonenckiej tak, aby ograniczyć czas niedostępności do 2-3 godzin. Faktyczne wykonanie migracji możemy przeprowadzić w godzinach pozabiznesowych” – podkreśla Paweł Burakowski. Według niego najlepszym momentem na zmianę centrali klasycznej na wirtualną, jest sytuacja, gdy firma stoi przed koniecznością modernizacji posiadanej centrali, gdyż przestała ona odpowiadać potrzebom użytkowników, skończyło się dla niej wsparcie lub uległa awarii. Wysoka elastyczność centrali VPBX umożliwia też dostosowanie przebiegu procesu modernizacji infrastruktury telefonicznej w firmie do specyficznych potrzeb danej organizacji.

W przypadku złożonych projektów migracji do usług VPBX w prace zaangażowany jest inżynier wsparcia firmy Polkomtel, który odpowiada m.in. za przygotowanie harmonogramu i bieżącą kontrolę przebiegu migracji. Same zaś prace mogą być rozłożone w czasie. Duże znaczenie ma też możliwość łatwej zmiany konfiguracji uruchomionej infrastruktury VPBX. Mogą być one realizowane bezpośrednio przez administratorów lub użytkowników biznesowych, bądź w sposób zdalny – przez specjalistów operatora sieci Plus.

Wybrane korzyści wynikające z wdrożenia Wirtualnej Centrali Abonenckiej:

• W całości lub częściowo zastępuje istniejącą centralę telefoniczną dowolnej wielkości.
• Pozwala zminimalizować koszty wdrożenia usług telefonii stacjonarnej PBX.
• Umożliwia zoptymalizowanie kosztów utrzymania infrastruktury telefonii stacjonarnej.
• Pozwala na łatwą integrację z usługami telefonii komórkowej.
• Daje możliwość zbudowania wirtualnego Call Center.

Wspiera m.in. funkcje przełączania rozmów oraz zapowiedzi głosowych, a także automatycznego przekierowania połączeń w oparciu o zdefiniowane reguły.