Ślad cyfrowy zostawiają zarówno prywatni użytkownicy sieci, jak i firmy. Zlekceważenie go może mieć poważne konsekwencje – cyberprzestępcy są w stanie wykorzystać każdą publicznie dostępną informację o organizacji lub jej pracownikach. Czy można kontrolować ślad cyfrowy? Jak uchronić firmę przed potencjalnymi zagrożeniami?

Z tego artykułu dowiesz się:

1. Czym jest cyfrowy ślad firmy.
2. Jakie są rodzaje śladu cyfrowego.
3. Jak odpowiednie zarządzanie danymi może poprawić wizerunek i bezpieczeństwo firmy.
4. Jakie zagrożenia może nieść ślad cyfrowy firmowy.
5. Czy da się kontrolować ślad cyfrowy firmy.

Czas czytania artykułu: 5 minut

Co to jest cyfrowy ślad? Jakie ma znaczenie dla firm?

Cyfrowy ślad to zbiór danych, które powstają w wyniku aktywności w internecie. Obejmują informacje udostępniane świadomie oraz te automatycznie zbierane przez różne systemy, np. do śledzenia aktywności użytkowników w sklepach internetowych.

Przykłady śladów cyfrowych:

• dane gromadzone przez pliki cookies,
• profile w mediach społecznościowych,
• historia przeglądania,
• zdjęcia i filmiki (oraz zawarte w nich metadane),
• wpisy blogowe.

Cyfrowe ślady wykorzystuje się w marketingu, analizie danych czy personalizacji usług. Na ich podstawie firmy poprawiają jakość świadczonych usług lub budują swój pozytywny wizerunek. Wiążą się z nimi jednak również pewne wyzwania, takie jak ochrona prywatności czy zapewnienie bezpieczeństwa – zawarte w nich informacje mogą posłużyć np. do phishingu.

Rodzaje śladu cyfrowego w firmie

Technicznie ślad cyfrowy można podzielić na dwa rodzaje – aktywny i pasywny. Podział może uwzględniać także wpływ śladu na wizerunek organizacji i mieć charakter pozytywny, neutralny lub negatywny.

Coraz częściej mówi się o cyfrowym śladzie węglowym. Odnosi się to do sumy emisji gazów cieplarnianych, które generuje aktywność cyfrowa organizacji – przechowywanie danych, komunikacja online czy wyszukiwanie informacji. Ograniczenie cyfrowego śladu węglowego może wiązać się z redukcją kosztów i poprawą wizerunku.

Ślad aktywny – świadome działania pracowników i firmy

Aktywny ślad cyfrowy to wszelkie informacje, które pracownik samodzielnie umieszcza w sieci. Mogą to być np. posty w mediach społecznościowych. Nie wszyscy mają świadomość, że publikując coś w social mediach, zostawiają po sobie ślad. Warto więc edukować pracowników, żeby zmniejszać ryzyko wycieku wrażliwych danych.

Ślad pasywny – dane zbierane nieświadomie

Pasywny ślad cyfrowy powstaje bez świadomego udziału użytkownika – to wszystkie dane, które są zbierane podczas jego zwykłej aktywności w sieci. Są to np. logi serwerowe czy dane zbierane przez systemy analityczne.

Jak ślad cyfrowy wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa?

Firmy mogą wykorzystywać swój ślad cyfrowy do poprawy wizerunku lub działań marketingowych, a na podstawie śladów swoich klientów optymalizować procesy związane z e-commerce czy doświadczeniami użytkowników.

Sposoby na wykorzystanie śladu cyfrowego to m.in.:

• Kreowanie pozytywnego wizerunku firmy – poprzez publikacje w mediach społecznościowych, na własnej stronie lub portalach branżowych, organizacja może świadomie tworzyć własny wizerunek, poprawiając swoją reputację i zdobywając zaufanie klientów.
• Optymalizacja procesów biznesowych – dane zgromadzone przez systemy analityczne pozwalają wskazać obszary wymagające poprawy.
• Poprawa doświadczenia klientów – dane behawioralne na stronie internetowej umożliwiają dostosowanie jej struktury do zachowań klientów, co może podnieść poziom ich zaangażowania.
• Personalizacja oferty – na podstawie informacji o wcześniejszej aktywności użytkowników możliwe jest wyświetlanie im ofert dopasowanych do ich potrzeb, co zwiększa szansę na konwersję.
• Tworzenie strategii marketingowych – na podstawie śladu cyfrowego można określić kanały komunikacji i poznać zachowania grupy docelowej.

Niewłaściwe zarządzanie cyfrowym śladem, np. przechowywanie niezaszyfrowanych danych, może doprowadzić do wycieku poufnych informacji. Wówczas firma naraża się na straty finansowe, utratę zaufania i kary wynikające z naruszenia przepisów takich jak RODO.

Dane mogą zostać ujawnione przez nieświadomych tego pracowników, np. w formie wpisów i komentarzy w mediach społecznościowych lub jako metadane publikowanych zdjęć. Wrażliwe informacje pozyskane w ten sposób mogą zostać wykorzystane przez konkurencję lub cyberprzestępców.

Jak skutecznie kontrolować ślad cyfrowy firmy?

Kontrolowanie śladu cyfrowego warto zacząć od ustalenia cyfrowych granic firmy, czyli wszystkich miejsc, w których można znaleźć informacje na jej temat. Pomocna jest także polityka bezpieczeństwa, która określa zasady udostępniania informacji w sieci – powinno ich być jak najmniej. Zasady te trzeba jasno zakomunikować pracownikom, którzy powinni mieć do nich łatwy dostęp. Przejrzystość w tej kwestii buduje zaufanie do organizacji i pozwala uniknąć umieszczania w sieci wrażliwych informacji przez osoby niemające świadomości bezpieczeństwa i niewiedzące, co to jest ślad cyfrowy.

Warto także prowadzić monitoring informacji na temat firmy, które pojawiają się w sieci. Jeśli uda się wykryć, że trafiły one w niepożądane miejsce, można podjąć starania, żeby je usunąć.

Ślad cyfrowy a cyberbezpieczeństwo firmy – na co zwrócić uwagę?

Przechowywanie znacznej ilości danych z cyfrowych śladów może skupić na firmie uwagę hakerów. Takie zasoby są potencjalnym celem ataków ransomware, które polegają na zaszyfrowaniu danych i żądaniu okupu pod groźbą ich ujawnienia lub sprzedaży. Dlatego przechowujące je systemy powinny być dobrze zabezpieczone.

Hakerzy mogą wykorzystywać ślady cyfrowe pracowników do przygotowania ataku na organizację. Osobiste informacje publikowane w sieci przez pracowników mogą zostać wykorzystane do przygotowania spersonalizowanego ataku phishingowego (tzw. spear phishing). Cyberprzestępcy sięgają nawet po pozornie nieistotne szczegóły.

W zapewnieniu cyberbezpieczeństwa związanego ze śladem cyfrowym istotną rolę odgrywają narzędzia do zarządzania bezpieczeństwem informacji. Oprogramowanie typu SIEM (Security Information and Event Management) pozwala reagować na zagrożenia w czasie rzeczywistym. Rozwiązania z zakresu IAM (Identity and Access Menagement) zapewniają kontrolę nad tym, kto i w jaki sposób ma dostęp do zasobów, natomiast rozwiązania EDR (Endpoint Detection and Response) chronią punkty końcowe przed nieautoryzowanym przesyłaniem danych.

Czy pełna kontrola śladu cyfrowego jest możliwa?

Im mniejszy jest cyfrowy ślad organizacji, tym łatwiej go kontrolować. Zachowanie pełnego nadzoru nad całą aktywnością w sieci wymaga zaangażowania znacznych zasobów, ale można wdrożyć rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa, które to ułatwią.

Przykładowo EMM/MDM integruje firmowe urządzenia mobilne w jeden system. Pozwala zdalnie konfigurować sprzęt pod kątem bezpieczeństwa, aktualizować aplikacje czy zabezpieczać przechowywane dane. Pomaga także monitorować, czy pracownicy przestrzegają firmowych zasad bezpieczeństwa, co przyczynia się do redukcji zagrożeń związanych z niekontrolowanym śladem cyfrowym.

Chociaż pełna kontrola śladu cyfrowego jest niezwykle trudna, a w przypadku organizacji o dużym zasięgu zwykle niemożliwa, stosowanie rygorystycznej kontroli dostępu, edukacja pracowników i wdrożenie polityki bezpieczeństwa mogą odsunąć od organizacji związane z tym zagrożenia.