Czas czytania artykułu: 5 minut

Plan ciągłości działania firmy zwiększa odporność organizacji na sytuacje kryzysowe. Zakłócenia rzadko udaje się przewidzieć – mogą być wynikiem katastrof naturalnych, zawirowań geopolitycznych czy awarii infrastruktury. Do wszystkich tych zagrożeń można się jednak przygotować, żeby zminimalizować ich konsekwencje i ograniczyć wpływ na działanie przedsiębiorstwa. Czym jest plan ciągłości działania? Jak go napisać?

Z tego artykułu dowiesz się:

1. Na czym polega plan ciągłości działania w firmie.
2. Jakie są najważniejsze korzyści związane z dobrze prosperującym planem ciągłości działania.
3. Z czego składa się dobry plan ciągłości działania.
4. Jak w 6 krokach stworzyć plan ciągłości działania.

Czym jest plan ciągłości działania firmy? Dlaczego jest ważny?

Plan ciągłości działania (ang. Business Continuity Planning, BCP) to zestaw analiz i procedur, które pozwalają utrzymać funkcjonowanie firmy pomimo różnych problemów. Skupia się na kluczowych procesach biznesowych, których zakłócenie lub przerwanie mogłoby spowodować poważne konsekwencje dla przedsiębiorstwa. Dokument powinien wskazywać osoby odpowiedzialne za udzielanie pomocy w sytuacjach kryzysowych i podejmowanie konkretnych działań naprawczych. Mogą to być menedżerowie poszczególnych działów, którzy, w przypadku wystąpienia kryzysu pokierują działaniami współpracowników. Pozwoli to na kontrolowany przebieg pracy bez chaotycznych kroków, które mogą prowadzić do pogorszenia sytuacji.

Warto zauważyć, że część podmiotów może być zobowiązana prawnie do przygotowania planu ciągłości działania. Dotyczy to m.in. firm objętych przepisami unijnej dyrektywy NIS2.

Plan ciągłości działania firmy powinien być regularnie aktualizowany, ponieważ na przestrzeni lat mogą pojawiać się nowe zagrożenia – np. ze względu na zmiany technologiczne, organizacyjne czy geopolityczne.

Dlaczego firma powinna wdrożyć plan ciągłości działania?

W obliczu dzisiejszych wyzwań, takich jak przerwy w dostawach, cyberataki, awarie systemów IT czy zawirowania geopolityczne, firmy muszą być gotowe na każdą ewentualność. Opracowanie planu ciągłości działania pozwala na wcześniejsze zidentyfikowanie potencjalnych zagrożeń i zapobieganie najpoważniejszym konsekwencjom ich wystąpienia.

Dlaczego warto? Oto kluczowe korzyści wdrożenia planu ciągłości działania:

• Ochrona przed stratami finansowymi – szybkie przywrócenie kluczowych procesów biznesowych minimalizuje straty finansowe wynikające z przestojów, które mogłyby powodować utratę klientów czy kary umowne.
• Zabezpieczenie danych i zasobów IT – firmy są w dużej mierze uzależnione od zasobów cyfrowych. Strata danych klientów czy krytycznych informacji może mieć bardzo negatywne skutki. Plan ciągłości działania, wsparty nowoczesnymi rozwiązaniami, takimi jak backup danych w Plus Data Center, pozwala firmie szybko odzyskać zasoby IT i uniknąć chaosu w przypadku awarii.
• Ochrona reputacji firmy i zaufania klientów – już sama możliwość szybkiej reakcji na kryzys zwiększa wiarygodność firmy jako partnera biznesowego i ułatwia nawiązywanie relacji biznesowych. Klienci i kontrahenci chętniej zaufają organizacji, która potrafi zabezpieczyć ciągłość działania.
• Zgodność z przepisami – w niektórych branżach posiadanie planu ciągłości działania jest wymagane przez przepisy prawa, a niewywiązanie się z tego obowiązku skutkowałoby nałożeniem na firmę kar finansowych.
• Minimalizacja zakłóceń w łańcuchu dostaw – posiadanie strategii na wypadek zakłóceń w łańcuchach dostaw umożliwia firmie szybką organizację alternatywnych dostaw i zapobiega przerwom w produkcji lub świadczeniu usług, co pozwala utrzymać płynność finansową.

Brak planu ciągłości działania może znacząco utrudnić lub nawet uniemożliwić przywrócenie kluczowych funkcji organizacji. Przedłużające się przestoje mogą prowadzić do utraty przychodów i wygenerowania dodatkowych kosztów, takich jak kary umowne. Kryzys może się też odbić na reputacji firmy, a nawet zakłócić większy łańcuch dostaw, jeśli organizacja jest jego częścią. Odbudowanie pozycji przedsiębiorstwa po takiej kompromitacji może być bardzo trudne.

Kluczowe elementy planu ciągłości działania firmy

W przygotowanie planu ciągłości działania powinni być zaangażowani pracownicy wszystkich działów. W niektórych przypadkach warto też wyznaczyć specjalną komórkę ds. zarządzania ryzykiem. Najważniejsze elementy planu ciągłości działania to:

• Ocena ryzyka i identyfikacja zagrożeń – polega na zidentyfikowaniu kluczowych procesów oraz zagrożeń, które mogą spowodować ich przerwanie. Powinna być pierwszym krokiem zespołu tworzącego plan zapewnienia ciągłości działania.
• Strategia odzyskiwania zasobów i systemów IT – organizacja powinna przygotować plan odzyskiwania danych po awarii (ang. Disaster Recovery Plan). Dokument powinien zawierać różne scenariusze awarii i wskazywać właściwe metody postępowania. W odzyskiwaniu danych może pomóc backup wykonany w ramach usługi Plus Data Center.
• Komunikacja i koordynacja w ramach planu ciągłości działania – należy uwzględnić komunikację wewnętrzną, która pozwoli sprawnie przechodzić przez kolejne procedury, a także zewnętrzną – z klientami oraz partnerami biznesowymi. Warto wziąć po uwagę różne kanały komunikacji, także awaryjne oraz osoby za nie odpowiedzialne.

Jednym ze sposobów na zapewnienie skutecznej komunikacji w razie kryzysu jest prywatny APN. Rozwiązanie to umożliwia bezpieczny i nieprzerwany kontakt wewnątrz organizacji i ułatwia realizację planu ciągłości działania dzięki wydzielonej i odseparowanej transmisji danych.

Jak stworzyć skuteczny plan ciągłości działania IT? Kluczowe kroki

Zakłócenia procesów związanych z infrastrukturą i zasobami IT potrafią skutecznie sparaliżować większość przedsiębiorstw. Dlatego ten aspekt działalności powinien zostać szczególnie zabezpieczony przed niespodziewanymi problemami.

W przygotowanie planu ciągłości działania systemu informatycznego powinna zostać zaangażowana cała organizacja, a szczególnie dział informatyczny oraz menedżerowie odpowiedzialni za krytyczne zasoby przedsiębiorstwa.

1. Określenie krytycznych zasobów IT – czyli tych, które są niezbędne dla funkcjonowania firmy i muszą zostać przywrócone w pierwszej kolejności. Mogą to być m.in. serwery, systemy ERP czy platformy do komunikacji wewnętrznej.
2. Ocena ryzyka i analiza wpływu na działalność – następnym krokiem powinno być przygotowanie dwóch dokumentów: analizy ryzyka (ang. Risk Analysis, RA) oraz analizy wpływu na działalność (ang. Business Impact Analysis, BIA).
3. Ustalenie strategii odzyskiwania –powinna skupiać się na jak najszybszym przywróceniu ciągłości działania systemów IT.
4. Opracowanie planu komunikacji – powinien obejmować wszystkie osoby zaangażowane w naprawę sytuacji kryzysowej. Może w tym pomóc np. masowa wysyłka SMS/MMS.
5. Testowanie i symulacje – testy pozwalają sprawdzić efektywność zespołów w reagowaniu na zakłócenia oraz wskazują obszary wymagające poprawy.
6. Regularne aktualizowanie planu – plan ciągłości działania IT powinien być regularnie aktualizowany ze względu na pojawianie się nowych zagrożeń i zmiany technologiczne lub organizacyjne w firmie.

Opracowanie i wdrożenie planu ciągłości działania IT pozwala uniknąć poważnych zakłóceń i przerw w funkcjonowaniu całej organizacji.

Plan ciągłości działania firmy – podsumowanie

Plan ciągłości działania do kompleksowa strategia, która pozwala firmom skutecznie radzić sobie w sytuacjach kryzysowych. Jego opracowanie wymaga kompleksowego podejścia, analizy dostępnych zasobów oraz przewidywań związanych z potencjalnymi zagrożeniami. Należy dokładnie przeanalizować aspekty techniczne, finansowe, organizacyjne czy komunikacyjne. Wdrożenie działań prewencyjnych w stosunku do konkretnych zagrożeń może uchronić firmę przed konsekwencjami przestojów.

W ramach zapewnienia ciągłości działania IT warto rozważyć wykorzystanie usług teleinformatycznych oraz rozwiązań z zakresu cyberbezpieczeństwa. Ułatwią one reagowanie na sytuacje kryzysowe i zapewnią pracownikom bezpieczną komunikację podczas wdrażania planu. Skontaktuj się z naszym Doradcą Biznesowym, który pomoże w wyborze optymalnych rozwiązań dla Twojej firmy.

Wnioski:

1. Wdrożenie planu ciągłości działania pozwala firmie na szybkie przywrócenie kluczowych procesów po awariach, minimalizując ryzyko przestojów, które mogą prowadzić do utraty klientów i kar umownych.
2. Kopie zapasowe powinny być podstawą dla każdej firmy – dzięki backupom można skutecznie odzyskać zasoby IT po cyberatakach lub awariach systemów, co chroni przed utratą krytycznych informacji.
3. Przygotowanie planu ciągłości działania wzmacnia pozycję firmy w relacjach biznesowych, ponieważ kontrahenci preferują współpracę z organizacjami, które są w stanie działać nawet w sytuacjach kryzysowych.
4. Posiadanie planu jest często wymogiem prawnym, np. zgodnie z dyrektywą NIS2. Jego brak może skutkować poważnymi sankcjami finansowymi dla firm działających w sektorach kluczowych.
5. Opracowanie planu ciągłości działania obejmuje kilka kluczowych kroków, w skrócie: identyfikację zagrożeń i ocenę ich ryzyka dla firmy, przygotowanie strategii odzyskiwania danych, testowanie planu w praktyce oraz regularną aktualizację planu w miarę pojawiania się nowych zagrożeń.