Shadow IT to poważny, choć często bagatelizowany problem. Mogłoby się wydawać, że w korzystaniu z prywatnego sprzętu w pracy nie ma nic złego. Zjawisko to jest jednak niebezpieczne dla każdej organizacji – naraża ją na cyberataki, obniża standardy bezpieczeństwa i utrudnia monitorowanie wydajności. Jakie są przyczyny shadow IT? Jak sobie z nim poradzić? Przekonajmy się.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czym jest shadow IT.
- Dlaczego shadow IT jest groźne dla firm.
- Jakie są przyczyny shadow IT.
- Czy da się zabezpieczyć firmę przed shadow IT.
- Jakie usługi od Plusa mogą pomóc w ograniczeniu shadow IT.
Czas czytania artykułu: 4 minuty
Co to jest shadow IT i na czym polega?
Shadow IT to zjawisko polegające na wykorzystywaniu przez pracowników oprogramowania, rozwiązań teleinformatycznych czy usług w chmurze na sprzęcie służbowym bez wiedzy i zgody działu IT. To np. korzystanie z prywatnej skrzynki e-mail do wymiany danych wewnątrz organizacji lub logowanie się na służbowe konta na prywatnych urządzeniach.
Problem shadow IT jest trudny, a czasem nawet niemożliwy do wyeliminowania. Warto jednak dążyć do zminimalizowania jego występowania wewnątrz organizacji, gdyż niesie ze sobą ryzyko poważnych konsekwencji.
Czym grozi shadow IT w firmie?
Działy IT powinny mieć kontrolę nad przepływem informacji wewnątrz firmy oraz używanymi przez pracowników narzędziami. Dzięki temu mogą utrzymywać wysoki standard bezpieczeństwa i kontrolować ruch sieciowy. Shadow IT niesie ze sobą bowiem wiele zagrożeń:
- Zmniejszenie poziomu bezpieczeństwa – rozwiązania przeznaczone do użytku prywatnego są bardziej podatne na ataki hakerskie.
- Nietrzymanie standardów wykonywanych działań – korzystanie przez pracowników z rozwiązań innych niż reszta firmy prowadzi do utraty jednolitych standardów i utrudnia funkcjonowanie organizacji.
- Utrudniona kontrola nad przepływem informacji i działaniami pracowników – śledzenie aktywności pracowników na prywatnych urządzeniach jest praktycznie niemożliwe. Utrudnia to kontrolowanie wydajności, a w konsekwencji także optymalizację procesów.
- Kary za korzystanie z oprogramowania niezgodnie z licencją – jeśli pracownicy korzystają w pracy z oprogramowania, którego licencja nie pozwala na wykorzystanie komercyjne, narażają organizację na kary finansowe.
Poziom zagrożenia zależy od charakteru działalności organizacji i zakresu wiedzy oraz obowiązków pracowników. Nasilone shadow IT w firmie grozi utratą wrażliwych danych i przewagi konkurencyjnej.
Skąd bierze się zjawisko shadow IT?
Chociaż shadow IT jest zjawiskiem negatywnym, zwykle nie stoją za nim złe intencje pracowników. Sprzęt i oprogramowanie nieautoryzowane przez administratorów mają służyć im do lepszego wywiązywania się z obowiązków.
Często pracownicy nie wiedzą, co to jest shadow IT, i wykorzystują rozwiązania, do których przyzwyczaili się w poprzednim miejscu pracy, np. inne rozwiązanie chmurowe lub programy do obróbki zdjęć. Zdarza się też, że przynoszą z domu prywatny sprzęt lub korzystają z nieautoryzowanych kanałów komunikacji, ponieważ to właśnie one są dla nich najwygodniejsze. Nie mają świadomości, że to stwarza zagrożenie dla firmy.
Przyczyną shadow IT może być też stawianie pracownikom wymagań, których nie są w stanie spełnić, wykorzystując dostarczone przez firmę narzędzia. Frustracja wynikająca z braku odpowiednich rozwiązań prowadzi do tego, że pracownicy szukają ich na własną rękę.
Problemem może być też przestarzały sprzęt, niedostosowany do oczekiwań pracowników. Wówczas mogą oni próbować poprawić swoją sytuację, sięgając po prywatne urządzenia o lepszych parametrach. Dlatego właśnie nie warto zaniedbywać regularnej wymiany sprzętu komputerowego czy aktualizacji oprogramowania.
Jak skutecznie zabezpieczyć firmę przed shadow IT?
Walka z shadow IT w każdej organizacji może wyglądać inaczej, ale warto przestrzegać kilku ogólnych zasad, które pozwolą zabezpieczyć firmę przed cyberzagrożeniami. Przede wszystkim trzeba dbać o jakość i wydajność sprzętu powierzanego pracownikom do wykonywania ich obowiązków. Musi on być nie tylko sprawny, ale też dostatecznie szybki i wyposażony w niezbędne funkcje. Jeśli pracownicy zgłaszają zastrzeżenia, warto się w nie wsłuchać.
Pracownicy muszą posiadać także inne potrzebne narzędzia, takie jak oprogramowanie, dostęp do autoryzowanej chmury czy platformy do komunikacji. Narzędzia udostępnianie przez organizację muszą być dostosowane do zadań, które stawia ona przed pracownikami.
Dobrym sposobem na redukcję shadow IT w firmie jest też podnoszenie świadomości pracowników. Firma powinna organizować szkolenia z zakresu security awareness, które zwiększą wrażliwość i wiedzę członków organizacji na tematy związane z cyberbezpieczeństwem. Aby szybciej wprowadzić założenia security awareness, sprawdź naszą usługę Plus Data Center – pomożemy Ci zapewnić wysoki standard bezpieczeństwa w firmie!
Czym jest shadow IT? Podsumowanie
Zwykle skala shadow IT w przedsiębiorstwie jest trudna do oszacowania i zależy od wielu czynników – sposobu organizacji pracy, jakości udostępnianych narzędzi czy stopnia świadomości zagrożeń. Chcąc zapobiec temu zjawisku, trzeba zrozumieć potrzeby pracowników i na nie odpowiedzieć. Nie warto też zwlekać z wymianą sprzętu czy zakupem lepszego oprogramowania. Konsekwencje prawne, finansowe i wizerunkowe wycieku danych spowodowanego przez shadow IT mogą być naprawdę poważne.
Jeśli chcesz zabezpieczyć swoją organizację, sprawdź nasze usługi z zakresu bezpieczeństwa dla firm. Dzięki rozwiązaniom EMM/MDM możesz zdalnie zarządzać urządzeniami mobilnymi wykorzystywanymi przez pracowników i egzekwować przestrzeganie ustalonych zasad. Oferujemy także szybką naprawę uszkodzonego sprzętu – pracownicy nie muszą więc sięgać po prywatne telefony w razie awarii.