Niemal każdy właściciel przedsiębiorstwa szuka sposobów na to, jak zmniejszyć koszty w firmie. Pomocne w tym mogą być innowacje i zewnętrzny outsourcing. Warto też przyjrzeć się stałym wydatkom. Czy optymalizacja kosztów zwiększa potencjał firmy? Gdzie najlepiej szukać oszczędności?

Z tego artykułu dowiesz się:

1. Gdzie znaleźć oszczędności w firmie.
2. Jakie są konkretne przykłady optymalizacji kosztowej w firmie.
3. Dlaczego warto postawić na outsourcing.
4. Jak optymalizacja kosztów może zwiększyć konkurencyjność firmy.

Czas czytania artykułu: 5 minut

Czym jest optymalizacja kosztów w firmie?

Optymalizacja kosztów w firmie to proces redukcji wydatków przy zachowaniu lub poprawie jakości usług i towarów. Celem optymalizacji jest jak największe zmniejszenie kosztów i maksymalne zwiększenie efektywności przedsiębiorstwa.

Chcąc zmniejszyć koszty, nie trzeba ciąć wydatków we wszystkich obszarach. Proces optymalizacji powinien być zrównoważony i dobrze przemyślany. Nie musi też oznaczać redukcji wydatków przeznaczanych na inwestycje – wręcz przeciwnie.

Jak szukać oszczędności w firmie i dlaczego warto to zrobić?

Chcąc się dowiedzieć, jak szukać oszczędności w firmie, warto zacząć od przejrzenia wydatków. Część z nich może być zbędna lub niewspółmierna do zapewnianych efektów – to na nich należy się najpierw skupić. Podejmowane działania nie powinny też negatywnie odbijać się na jakości oferowanych usług.

Zaoszczędzone dzięki optymalizacji środki finansowe można przeznaczyć na ulepszanie produktów i usług lub zwiększenie innowacyjności. Większa dostępność kapitału prowadzi też do redukcji ryzyka i zapewnia większą elastyczność w zarządzaniu.

Wdrożenie optymalizacji wpływa pozytywnie na rentowność firmy. Mniejsze koszty przekładają się na wyższe marże i lepszą efektywność operacyjną. Tak przemyślane inwestycje sprawiają, że przedsiębiorstwo jest bardziej konkurencyjne.

Gdzie szukać oszczędności w firmie?

Podejmowane działania powinny być dostosowane do kondycji, celów i możliwości firmy. Jak obniżyć koszty w firmie? Warto skupić się na tych obszarach:

• Optymalizacja procesów – warto przeanalizować, które procesy dają firmie zysk, a które powodują straty. Określając ich znaczenie, można zredukować błędy oraz zwiększyć efektywność organizacji. to możliwe dzięki automatyzacji procesów, która skraca czas wykonywania zadań i pozwala pracownikom skupić się na bardziej wymagających kwestiach.
• Ograniczenie kosztów stałych – na podstawie analizy wydatków można wskazać niewspółmiernie wysokie koszty stałe, a następnie renegocjować warunki umów z dostawcami i zoptymalizować zużycie. Warto też sprawdzić, czy inny dostawca nie oferuje korzystniejszych warunków.
• Wdrożenie nowych technologii – automatyzacja i cyfryzacja pozwalają znacząco obniżyć koszty operacyjne i zwiększyć efektywność. Dotyczy to zarówno procesów produkcyjnych, jak i tych związanych z finansami, zasobami ludzkimi i przepływem informacji.
• Optymalizacja łańcucha dostaw – poprzez lepsze zarządzanie informacją, usprawnienie pracy magazynu oraz poprawę zarządzania dostawami można obniżyć koszty związane z łańcuchem dostaw. Szczególnie przydadzą się systemy informatyczne, które pozwalają monitorować efektywność i zarządzać logistyką.
• Optymalizacja przestrzeni – lepsza organizacja dostępnej przestrzeni pozwala zaoszczędzić miejsce i zmniejszyć wydatki. Jeśli obiekt jest własnością przedsiębiorstwa, można wynająć niewykorzystywaną przestrzeń.
• Outsourcing – delegowanie zadań poza organizację umożliwia korzystanie z wiedzy i doświadczenia specjalistów bez ponoszenia kosztów związanych z utrzymywaniem stanowiska, zespołu lub działu. Usługi outsourcingowe łatwiej skalować wraz z rozwojem firmy.
• Offshoring – część procesów można przenieść do krajów, w których ich obsługa jest tańsza. Dotyczy to produkcji, usług i procesów biznesowych.

Kwestia tego, gdzie szukać oszczędności w firmie, zależy od specyfiki branży i indywidualnych uwarunkowań przedsiębiorstwa.

Oszczędności w firmie – przykłady i pomysły

Delegując część zadań poza organizację, można przeznaczyć zaoszczędzone środki na poprawę efektywności innych działów. Zwiększenie innowacyjności ułatwia zarządzanie i oszczędza najcenniejszy z zasobów – czas. Warto też stale doskonalić procesy. Przedstawiamy 3 pomysły na oszczędności w firmie.

1. Outsourcing, który pozwala obniżyć koszty w firmie

Do najczęściej delegowanych usług zaliczają się kwestie związane z IT. Dzięki temu firma nie musi utrzymywać działów złożonych ze specjalistów. Oto przykłady oszczędności w firmie na outsourcingu IT:

• Data Center – to alternatywa dla własnej serwerowni. Zewnętrzna firma wynajmuje powierzchnię na serwerach, a klient samodzielnie zarządza swoimi danymi i infrastrukturą. Takie rozwiązanie zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i wsparcie techniczne przy mniejszym zużyciu zasobów.
• Chmura obliczeniowa – utrzymanie własnych komputerów do obliczeń, analizy danych i symulacji jest kosztowne oraz wymaga regularnej modernizacji sprzętu. Zamiast tego można skorzystać z zewnętrznej usługi Cloud Computing i wykorzystywać moc obliczeniową oraz oprogramowanie dostępne w chmurze.
• Kolokacja serwerów – polega na wynajmie przestrzeni i infrastruktury niezbędnej do pracy serwerów. Dzięki temu nie trzeba organizować serwerowni w siedzibie firmy, zatrudniać specjalistów oraz inwestować w chłodzenie i systemem przeciwpożarowy. Alternatywnie, zamiast fizycznego sprzętu, można zdecydować się na zakup mocy obliczeniowej, czyli zastąpienie serwerów fizycznych wirtualnymi serwerami, co pozwala na jeszcze większą elastyczność i oszczędności.

Poza firmę można też delegować zadania związane z księgowością, szkoleniami, marketingiem czy zarządzaniem kadrami.

2. Oszczędności w firmie dzięki technologii

Zwiększanie innowacyjności pozwala zmniejszać koszty związane z działalnością firmy w wielu obszarach. Dzięki firmowej sieci MPLS można ustalać priorytety w ruchu sieciowym i lepiej wykorzystywać posiadaną infrastrukturę teleinformatyczną.

Do zarządzania rozproszoną infrastrukturą świetnie sprawdzi się nasza platforma smartM2M. Umożliwia zdalne i zautomatyzowane zarządzanie wszystkimi urządzeniami posiadającymi karty telemetryczne. Dzięki temu jeden administrator może zarządzać nawet rozbudowanym systemem.

3. Optymalizacja kosztów to także optymalizacja procesów

Żmudne i pracochłonne procesy można zautomatyzować, wykorzystując systemy informatyczne. Dzięki masowej wysyłce SMS/MMS możliwe jest usprawnienie komunikacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Wirtualna Centrala Telefoniczna poprawia i upraszcza obieg informacji oraz daje kontrolę nad wszystkimi połączeniami przychodzącymi i wychodzącymi z poziomu dowolnej przeglądarki internetowej. Te rozwiązania sprawiają, że procesy związane z przepływem informacji przebiegają optymalnie i nie pochłaniają dużej ilości zasobów.

Optymalizacja kosztów w firmie to nie tylko poprawa rentowności

Wbrew pozorom szukanie oszczędności w firmie wcale nie oznacza zmniejszenia potencjału organizacji. Zapewnia ono przedsiębiorstwu więcej kapitału na rozwój i zwiększa wydajność. Środki zaoszczędzone dzięki optymalizacji kosztów można przeznaczyć na unowocześnienie infrastruktury, ekspansję na nowe rynki lub marketing. Usprawnienia zwiększają szansę firmy na zdobycie pozycji lidera na danym rynku.

Sprawdź usługi do zwiększania efektywności firmy od Plusa, które pozwolą Twojej organizacji rozwijać się jeszcze szybciej. Pomagają usprawnić komunikację, lepiej wykorzystać infrastrukturę teleinformatyczną i efektywniej zarządzać flotą pojazdów. Skontaktuj się z doradcą biznesowym Plusa i wybierz najlepszy sposób na zmniejszenie kosztów w swojej organizacji.